Dz.U. 2011 nr 196 poz. 1161

Dziennik Ustaw Nr 196 — 11202 — Poz. 1161 Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983  r. o  narodowym zasobie archiwalnym i  archi wach (Dz. U. z  2011  r. Nr  123, poz.  698 i  Nr  171, poz. 101

6) zarządza się, co następuje: § 

1. Rozporządzenie określa sposób i tryb udostęp niania materiałów archiwalnych znajdujących się w  archiwach wyodrębnionych, z  wyłączeniem archi wum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej — Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Pol skiemu. § 

2. Materiały archiwalne zgromadzone w  archi wach wyodrębnionych są udostępniane przez:

1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważ nionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z  oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobod nego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawar tych w materiałach archiwalnych w postaci repro dukcji tych materiałów albo w  postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie. § 3. 

1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycz nych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chro nionych interesów państwa, jednostek organizacyj nych i  obywateli, danych osobowych zawartych w  tych materiałach lub innych informacji podlegają cych ograniczonemu dostępowi.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych.

3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy da nych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie funkcji publicznych. §  4. 

1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu pod lega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archi wum”, lub który je nadzoruje.

3. Zgłoszenie zawiera:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsa mości oraz adres do korespondencji — jeżeli zgło szenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki or ganizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i  nazwisko, rodzaj i  numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archi walne — jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca oso bowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określe nie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu udostępnienia materiałów archi walnych;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2. § 5. 

1. Materiały archiwalne zawierające informa cje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostęp nia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pi semną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.

2. Wniosek zawiera:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsa mości oraz adres do korespondencji — jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawie rających informacje stanowiące tajemnice praw nie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki or ganizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i  nazwisko, rodzaj i  numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archi walne — jeżeli o udostępnienie materiałów archi walnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadają ca osobowości prawnej;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określe nie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu i sposobu wykorzystania materia łów archiwalnych;

5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do infor macji stanowiących tajemnice prawnie chronio ne. 1161 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych Dziennik Ustaw Nr 196 — 11203 — Poz. 1161 3. Do wniosku załącza się:

1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wy danych przez właściwą służbę, instytucję lub peł nomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 5  sierpnia 2010  r. o  ochronie informacji niejaw nych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o które go udostępnienie ubiega się zainteresowany, do tyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnio nego przedstawiciela, o  których mowa w  ust.  2 pkt  1 i  2, a  także osób fizycznych wchodzących w  skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej oso bowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2;

2) upoważnienie dla przedstawiciela, o  którym mo wa w ust. 2 pkt 1 i 2.

4. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia się w  archiwach, w  których są one przechowywane, przez bezpośredni wgląd w  oryginały dokumentów lub ich kopie.

5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbęd nym do osiągnięcia celu, o  którym mowa w  ust.  2 pkt 4.

6. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego za wierającego informacje niejawne, którym nadano klauzulę „ściśle tajne” albo „tajne”, podlega odnoto waniu w karcie zapoznania się z dokumentem. § 6. 

1. Materiały archiwalne, od których wytworze nia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane:

1) do celów badań naukowych;

2) na potrzeby tworzenia: a) materiałów prasowych w  rozumieniu art.  7 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. — Prawo prasowe (Dz. U. Nr  5, poz.  24, z  późn. zm.1)), b) programów radiowych i telewizyjnych przez na dawców programów radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;

4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udo stępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych inte resów państwa, jednostek organizacyjnych i oby wateli, danych osobowych zawartych w tych ma teriałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi;

5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wyko nywania określonych w  ustawach zadań organu władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowane go, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archi wum lub który je nadzoruje.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3.

4. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o  których mowa w  ust.  1, zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się odpowiednio § 5 ust. 4—6. §  7. 

1. Udostępnianiu podlegają materiały archi walne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Do udostępniania środków ewidencyjno-infor macyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udo stępnienia stosuje się odpowiednio:

1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące mate riałów archiwalnych zawierających informacje sta nowiące tajemnice prawnie chronione;

2) § 2—4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące ma teriałów archiwalnych innych niż wymienione w pkt 1. § 8. 

1. Osoba kierująca archiwum:

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopusz czalności udostępnienia materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub wniosku.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do in formacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czyn ności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzo ne złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, któ rych dotyczy zgłoszenie lub wniosek. § 

9. Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może:

1) uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o okreś lonej tematyce lub od przedłożenia przez zaintere sowanego pisma polecającego instytucji lub oso by właściwej w  zakresie prowadzenia prac doty czących danej tematyki;

2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwal nych, jaka może być udostępniona jednej osobie w  ciągu dnia, z  uwzględnieniem wymogów bez pieczeństwa zasobu archiwalnego. §  10. 

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz.  542, z  1997  r. Nr  88, poz.  554 i  Nr  121, poz.  770, z  1999  r. Nr  90, poz.  999, z  2001  r. Nr  112, poz.  1198, z  2002  r. Nr  153, poz.  1271, z  2004  r. Nr  111, poz.  1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377, z 2007 r. Nr 89, poz. 590, z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 i Nr 235, poz. 1551 oraz z 2011 r. Nr 85, poz. 459 i Nr 156, poz. 934. Dziennik Ustaw Nr 196 — 11204 — Poz. 1161

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną, w której funkcjonu je archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej ustawowych zadań;

4) ubieganie się o dostęp do tych samych materia łów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainte resowanych.

2. W  przypadku ograniczenia, o  którym mowa w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, informuje o  przyczynach ograniczenia zainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia ma teriałów archiwalnych. § 11. 

1. Za pisemną zgodą organu, któremu podle ga archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany, o którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samo dzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych ma teriałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem ma teriałów archiwalnych zawierających informacje sta nowiące tajemnice prawnie chronione.

2. Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainte resowanego udostępnionych materiałów archiwal nych ze względu na:

1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych;

2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów ar chiwalnych oczywiście zbędnych do osiągnięcia celu udostępniania lub wykorzystania materiałów archiwalnych, wskazanego odpowiednio w  zgło szeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2. § 12. 

1. Oryginalne materiały archiwalne udostęp nia się po nadaniu im numeracji stron lub kart.

2. Wymogi, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do kopii materiałów archiwalnych, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami archiwalnymi. § 1

3. Materiały archiwalne udostępnia się po oka zaniu przez zainteresowanego dokumentu potwier dzającego tożsamość, a w przypadku materiałów ar chiwalnych zawierających informacje niejawne także oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważnia jącego do dostępu do informacji niejawnych i  za świadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w za kresie ochrony informacji niejawnych. § 1

4. Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralno ści udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może pisemnie:

1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów ar chiwalnych przez zainteresowanego, o  którym mowa w § 4 ust. 1;

2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5 ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na korzystanie z materia łów archiwalnych. § 1

5. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwal nych, udostępnianych na podstawie danego zgłosze nia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesię cy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archi walnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku. § 16. 

1. Wysokość opłat wnoszonych przez zainte resowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie repro dukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia.

2. Zainteresowany wnosi opłatę, o  której mowa w ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archi walnych lub przed wydaniem zamówionych repro dukcji materiałów. § 1

7. Do udostępniania materiałów archiwalnych na podstawie zgłoszenia lub wniosku złożonego przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia sto suje się przepisy dotychczasowe. § 1

8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2) Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze niem Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i  trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w  archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 107, poz. 679), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, na podstawie art.  189 ust.  2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji nie jawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228). Dziennik Ustaw Nr 196 — 11205 — Poz. 1161 Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. (poz. 1161) WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1. Opłaty z tytułu dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych Lp. Czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi 1 2 3 4 5 1 Przygotowanie jednostki archiwalnej do filmowania przy świetle dziennym przez zainteresowanego 1 jednostka archiwalna 20 2 Przygotowanie jednostki archiwalnej do filmowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego 1 jednostka archiwalna 20 3 Przygotowanie jednostki archiwalnej do fotografowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego 1 jednostka archiwalna 60 4 Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych w odpowiedzi na zapytanie 1 godzina pracy 20 Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania 5 Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych obcojęzycznych lub trudno czytelnych 1 godzina pracy 40 Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania

2. Opłaty za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych Lp. Technika wykonania lub czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi 1 2 3 4 5 1 Odbitki kserograficzne 1 sztuka, format A4, czarno-białe 2 1 sztuka, format A4, kolorowe 10 1 sztuka, format A3, czarno-białe 4 1 sztuka, format A3, kolorowe 15 2 Fotokopie 1 sztuka, format 9ę14 cm, czarno-białe 11 Przy zamówieniu przekraczającym wykonanie 10 sztuk fotokopii — jest pobierana zaliczka w wysokości 50% wartości zamówienia 1 sztuka, format 13×18 cm, czarno-białe 14 1 sztuka, format 18×24 cm, czarno-białe 17 1 sztuka, format 24×30 cm, czarno-białe 22 1 sztuka, format 30×40 cm, czarno-białe 29 1 sztuka, format 40×50 cm, czarno-białe 39 1 sztuka, format 50×60 cm, czarno-białe 53 Dziennik Ustaw Nr 196 — 11206 — Poz. 1161 1 2 3 4 5 3 Mikrofilmy 1 klatka negatywu 2,50 Wykonanie mikrofilmu jest możliwe pod warunkiem zamówienia co najmniej 20 klatek metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej 20 metr bieżący pozytywu na taśmie diazo 15 4 Reprodukcje w postaci plików rastrowych zapisanych na informatycznych nośnikach danych 1 megabajt każdego wykonanego obrazu 1 Reprodukcje są udostępniane w jednym z formatów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.1)) do stosowania dla danych zawierających informację graficzną. Ilość megabajtów stanowiącą podstawę do obliczenia wysokości opłaty ustala się na podstawie wielkości pliku obrazu w formacie TIFF bez kompresji 5 Wykonanie nagrania analogowego z montażem 1 minuta 5 Na nośniku zamawiającego 6 Wykonanie nagrania cyfrowego z montażem 1 minuta 2,50 Na nośniku zamawiającego 7 Transfer danych na przenośne informatyczne nośniki danych lub za pomocą systemów teleinformatycznych 1 megabajt 0,1 Opłata nie uwzględnia wartości nośnika. Opłata za nośnik w zależności od użytego nośnika 8 Wydruki z reprodukcji w postaci plików rastrowych zapisanych na informatycznych nośnikach danych 1 sztuka, format A4, czarno-białe 1 sztuka, format A4, kolorowe 1 sztuka, format A3, czarno-białe 1 sztuka, format A3, kolorowe 2 10 4 15

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654 i Nr 185, poz. 1092.

Status prawny: obowiązujący
Data ogłoszenia: 2011-09-20
Data wydania: 2011-06-22
Data wejścia w życie: 2011-10-05
Data obowiązywania: 2011-10-05
Organ wydający: RADA MIN.
Dziennik Ustaw: Dz.U. 2011 nr 196 poz. 1161