Dz.U. 2011 nr 201 poz. 1188

Dziennik Ustaw Nr 201 — 11399 — Poz. 1188

1188 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO1) z dnia 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów Na podstawie art. 192 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005  r. — Prawo o  szkolnictwie wyższym (Dz.  U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.2)) zarządza się, co nastę puje: § 1. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów, doko nywania sprostowań i wydawania duplikatów, legali zacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawne go z  zagranicą oraz wysokość i  sposób pobierania opłaty za wykonywanie tych czynności, a  także za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i  dokumentów stwierdzających ukończenie studiów, w tym:

1) sposób prowadzenia teczki akt osobowych stu denta;

2) sposób prowadzenia albumu studenta i księgi dy plomów;

3) wzór indeksu i legitymacji studenckiej;

4) obowiązek i  sposób dokumentowania przebiegu studiów;

5) sposób sporządzania i wydawania duplikatów do kumentów;

6) sposób dokonywania sprostowań dokumentów oraz zmian danych osobowych studenta lub ab solwenta w dokumentach prowadzonych i wyda wanych przez uczelnie;

7) tryb i sposób legalizacji dokumentów;

8) sposób przechowywania i zasady wydawania do kumentów;

9) wysokość opłat za legalizację dokumentów, wyda nie dyplomu, wydanie odpisów w  językach ob cych, świadectwa, indeksu, legitymacji studenc kiej oraz za wydanie duplikatów tych dokumen tów;

10) sposób postępowania z  dokumentacją przebiegu studiów oraz zasady wydawania dokumentów stwierdzających ukończenie studiów w przypadku likwidacji uczelni. § 

2. Informacje dotyczące studenta i przebiegu stu diów uczelnia gromadzi w:

1) albumie studentów;

2) teczkach akt osobowych studentów;

3) protokołach zaliczenia przedmiotów;

4) księdze dyplomów. § 3. 1. Uczelnia prowadzi album studentów. Album może być prowadzony w formie elektronicznej. 2. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczel ni, numer albumu, zwany dalej „numerem albumu”. Numer albumu jest przypisany studentowi na wszyst kich kierunkach studiów i poziomach kształcenia reali zowanych przez studenta w tej uczelni. 3.  Do albumu wpisuje się: numer albumu, datę rozpoczęcia studiów, imię (imiona) i nazwisko oraz da tę i  miejsce urodzenia studenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku — nazwę i numer dokumen tu tożsamości, imiona rodziców, informacje dotyczące świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia stu diów (nazwa szkoły, okręgowej komisji egzaminacyj nej lub uczelni, numer oraz data i miejsce wystawie nia), nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni i kierunku studiów oraz rok studiów, na który student został przyjęty. Po opuszczeniu przez studenta uczelni w albumie wpisuje się datę i przyczynę opusz czenia. 4. Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i  jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta. § 4. 1. Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych stu denta, w której przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym: a) poświadczoną przez uczelnię kopię świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia — również poświadczoną przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia stu diów, b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i na zwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku — nazwę i numer do kumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

1) Minister Nauki i  Szkolnictwa Wyższego kieruje działem administracji rządowej — szkolnictwo wyższe, na podsta wie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z  dnia 16 marca 2011  r. w  sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. Nr 63, poz. 324).

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 144, poz.  1043 i  Nr  227, poz.  1658, z  2007  r. Nr  80, poz.  542, Nr  120, poz.  818, Nr  176, poz.  1238 i  1240 i  Nr  180, poz. 1280, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, z 2009 r. Nr 68, poz. 584, Nr 157, poz. 1241, Nr 161, poz. 1278 i Nr 202, poz. 1553, z 2010 r. Nr 57, poz. 359, Nr 75, poz. 471, Nr 96, poz. 620 i  Nr  127, poz.  857 oraz z  2011  r. Nr  45, poz.  235, Nr  84, poz.  455, Nr  112, poz.  654, Nr  174, poz.  1039 i  Nr  185, poz. 1092. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11400 — Poz. 1188

c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdza jącego tożsamość kandydata na studia w przy padku kandydatów na studia będących cudzo ziemcami, d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wyma ganiami obowiązującymi przy wydawaniu do wodów osobistych, e) oświadczenie o spełnianiu warunków do podję cia i  kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat, o którym mowa w art. 170a ust. 9 ustawy z dnia 27  lipca 2005 r. — Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą” — w przypad ku kandydata na studia stacjonarne w  uczelni publicznej;

2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stano wiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia;

3) kopię decyzji o  przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160 ust. 3 ustawy;

6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i in deksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje doku mentowanie przebiegu studiów w indeksie, a tak że ich duplikatów;

7) karty okresowych osiągnięć studenta;

8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu stu diów, w szczególności: udzielonych urlopów, po wtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a tak że nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi po mocy materialnej;

10) oświadczenia o  niepobieraniu świadczeń na in nym kierunku, o  których mowa w  art.  184 ust.  7 ustawy; 1

1) jeden egzemplarz pracy dyplomowej; 1

2) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej; 1

3) protokół egzaminu dyplomowego; 1

4) dyplom ukończenia studiów — egzemplarz do akt; 1

5) suplement do dyplomu — egzemplarz do akt; 1

6) potwierdzenie odbioru dyplomu i  jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplo mu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom. 2.  Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. § 5. 1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni, dokumenty dotyczące przebiegu stu diów przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni. 2.  W  uczelni, którą student opuścił, w  teczce akt osobowych studenta pozostaje kopia pisma, przy któ rym przesłano dokumenty oraz ich wykaz. § 6. 1. Po immatrykulacji student otrzymuje:

1) indeks, którego wzór jest określony w  załączniku nr 1 do rozporządzenia, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie;

2) legitymację studencką. 2. Legitymacja studencka może mieć formę:

1) legitymacji, której wzór jest określony w załączni ku nr 2 do rozporządzenia;

2) elektronicznej legitymacji studenckiej, której wzór jest określony w  załączniku nr  3 do rozporządze nia. 3. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o legityma cji studenckiej, należy przez to rozumieć również elek troniczną legitymację studencką. 4. Legitymację studencką może otrzymać również student zagranicznej uczelni odbywający w  polskiej uczelni część studiów.

5. Wydanie indeksu i legitymacji studenckiej odno towuje się w rejestrze wydanych indeksów i legityma cji, w którym wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko stu denta, któremu wydano indeks i  legitymację, numer albumu oraz datę wydania tych dokumentów. Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej. §  7.  1.  Legitymacja studencka jest dokumentem poświadczającym status studenta. 2.  Prawo do posiadania legitymacji studenckiej mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawiesze nia w prawach studenta lub skreślenia z listy studen tów, zaś w przypadku absolwentów studiów pierwsze go stopnia — do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów. 3. W przypadku zniszczenia lub utraty legitymacji studenckiej student jest obowiązany do niezwłoczne go zawiadomienia uczelni. 4. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez umieszczenie daty ważności i okrąg łej pieczęci z  godłem państwa, a  elektronicznej legi tymacji studenckiej — przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie hologra mu, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia, w kolejno oznaczonych polach legity macji. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11401 — Poz. 1188

§ 8. 1. Elektroniczna legitymacja studencka może być używana w uczelni, w szczególności jako karta do stępu do biblioteki oraz karta dostępu do urządzeń technicznych i laboratoriów. 2. Elektroniczna legitymacja studencka może być używana także poza uczelnią. § 9. Uczelnia ma obowiązek zachowania szczegól nych zasad bezpieczeństwa systemu wydawania i użytkowania legitymacji studenckiej. Uczelnia pono si odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji za mieszczonych w legitymacji studenckiej. §  10.  1.  Indeks stanowi własność studenta. Stu dent otrzymuje odrębny indeks na każdym kierunku studiów i  poziomie kształcenia. Student może otrzy mać odrębny indeks na każdej studiowanej specjalnoś ci. 2. Jeżeli regulamin studiów nie przewiduje doku mentowania przebiegu studiów w  indeksie, uczelnia zapewnia studentowi dostęp do dokumentacji prze biegu studiów prowadzonej w  formie elektronicznej. Na prośbę studenta uczelnia wydaje studentowi po twierdzony wydruk z  dokumentacji przebiegu stu diów. § 11. 

1. Przebieg studiów jest dokumentowany w:

1) protokołach zaliczenia przedmiotu lub protokołach zaliczenia przedmiotu sporządzanych w  postaci wydruków danych elektronicznych zawierających: a) nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin, b) imię (imiona) i nazwisko studenta, c) numer albumu, d) uzyskaną ocenę, e) datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowa dzającej egzamin;

2) kartach okresowych osiągnięć studenta lub kar tach okresowych osiągnięć studenta sporządza nych w postaci wydruków danych elektronicznych zawierających: a) imię (imiona) i nazwisko studenta, b) numer albumu, c) imię i nazwisko oraz tytuł naukowy, stopień na ukowy lub tytuł zawodowy prowadzącego zaję cia (zaliczającego lub przeprowadzającego eg zamin), d) nazwy przedmiotów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym, e) określenie formy zaliczenia, f) uzyskaną ocenę, g) liczbę uzyskanych punktów ECTS, h) datę i podpis osoby egzaminującej i zaliczającej poszczególny przedmiot lub praktykę — z wyłą czeniem kart okresowych osiągnięć studenta sporządzanych w  postaci wydruków danych elektronicznych, i) datę i podpis kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni dokonującego wpisu na kolejny rok (semestr) studiów;

3) indeksie, jeżeli regulamin studiów przewiduje do kumentowanie przebiegu studiów w indeksie.

2. Do dokumentacji przebiegu studiów zalicza się pracę dyplomową. Pracę dyplomową składa się w for mie papierowej oraz w formie elektronicznej.

3. Na kierunkach artystycznych, oprócz dokumen tacji wymienionej w ust. 1 i 2, może być także prowa dzona dodatkowo, zgodnie z  regulaminem studiów, inna dokumentacja, wynikająca ze specyfiki studiów.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, ich odpi sy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, wydaje się studentowi lub absolwen towi, na jego wniosek, upoważnionej osobie lub wy syła pocztą na wskazany adres, za zwrotnym poświad czeniem odbioru.

5. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, powin no zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane przez uczelnię lub notariusza.

6. W przypadku rozbieżności danych w dokumen tach, o których mowa w ust. 1 pkt 1—3, przyjmuje się jako prawidłowe dane zawarte w dokumentach, o któ rych mowa w ust. 1 pkt 1. § 12. 1. Z przeprowadzonego egzaminu dyplomo wego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego zawierający: datę egzaminu, imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuły naukowe, stopnie naukowe lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzy skaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomo wej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wy nik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy. 2. Uczelnia prowadzi księgę dyplomów. Do księgi dyplomów wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu, numer albumu, imię (imiona) i  na zwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia stu diów (immatrykulacji), nazwę podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni, kierunek, poziom, profil i  for mę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy. Księga dyplomów może być prowa dzona w formie elektronicznej. 3. Zakończenie studiów odnotowuje się w:

1) indeksie;

2) protokole egzaminu dyplomowego;

3) albumie studentów;

4) księdze dyplomów. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11402 — Poz. 1188

§ 13. 1. W terminie 30 dni od dnia ukończenia stu diów uczelnia sporządza i  wydaje absolwentowi dy plom ukończenia studiów wraz z  dwoma odpisami i suplementem do dyplomu oraz dokonuje wpisu do księgi dyplomów. Warunkiem wydania dyplomu jest wniesienie przez absolwenta opłaty, o  której mowa w § 21 ust. 1 pkt 3, oraz dostarczenie aktualnej foto grafii.

2. Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje dodat kowe odpisy dyplomu w tłumaczeniu na jeden z na stępujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki lub rosyjski. Na wniosek absol wenta uczelnia wydaje nie więcej niż trzy odpisy suplementu do dyplomu w tłumaczeniu na język an gielski. Dokumenty są wydawane w  terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku, po uprzednim wniesieniu przez absolwenta opłaty, o której mowa w § 21 ust. 1 pkt 3, oraz dostarczeniu aktualnej fotografii.

3. Wniosek, o  którym mowa w ust.  2, absolwent powinien złożyć w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów.

4. Przepisy § 11 ust. 4 i 5 stosuje się do wydawania dyplomu ukończenia studiów. § 14. 1. W przypadku utraty oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu absolwent może wystąpić do uczelni, która wydała dyplom lub suplement do dyplo mu, z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu tych dokumentów. 2.  Uczelnia wystawia duplikat, o  którym mowa w ust. 1, na podstawie posiadanych dokumentów. 3. Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplo mu lub suplementu do dyplomu, według wzoru obo wiązującego w okresie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie należy umieścić wyraz: „Duplikat” oraz datę wydania dupli katu. Duplikat podpisuje rektor. 4.  Jeżeli brak jest druku według wzoru dyplomu obowiązującego w  danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez uczelnię formularzu, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu do dyplomu. 5.  Informację o  wydaniu duplikatu dyplomu lub suplementu do dyplomu umieszcza się w  teczce akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu odnotowuje się w księdze dyplomów. 6. Duplikat ma moc oryginału i może być wysta wiany ponownie. § 15. 1. Przepisy § 14 stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów innych dokumentów doty czących studiów. 2.  Duplikat legitymacji studenckiej i  indeksu wy stawia się z aktualną fotografią. 3.  Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji studenckiej rejestruje się również w  formie elektro nicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dal sze. Literą a oznacza się zawsze oryginał legitymacji. 4. Duplikat indeksu uczelnia sporządza wyłącznie na podstawie protokołów lub kart okresowych osiąg nięć studenta. §  16.  1.  Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów lub w księdze dyplo mów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu. 2.  Sprostowań dokonuje się na podstawie odpo wiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidło wego zapisu i  wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W  miejscu sprostowania należy umieścić adnotację: „Dokonano sprostowania”, pod pis osoby upoważnionej do wystawiania określonego dokumentu, datę i  pieczęć urzędową. W  przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowa dzonej w  formie elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania. 3. Informację o dokonanym sprostowaniu umiesz cza się w teczce akt osobowych studenta. 4. Nie dokonuje się sprostowań w treści legityma cji studenckiej, dyplomu, suplementu do dyplomu oraz innego dokumentu potwierdzającego uzyskane wykształcenie. Legitymacja studencka, dyplom, suple ment do dyplomu oraz inny dokument potwierdzający uzyskane wykształcenie zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie. §  17.  1.  Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska absolwenta w je go dyplomie i dokumentach, o których mowa w § 11 ust. 1, chyba że zmiana imienia (imion) i nazwiska na stąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w spra wie zmiany płci. W tych przypadkach wydaje się dy plom na nowe imię (imiona) lub nazwisko, po przed stawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia są du. 2.  W  przypadku gdy zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, doku menty, o których mowa w § 11 ust. 1, wystawia się na nowe imię (imiona) lub nazwisko, z tym że indeks na nowe imię (imiona) lub nazwisko wystawia się na wniosek studenta. W przypadku gdy student nie wy stąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w do tychczasowym indeksie należy przekreślić imię (imio na) lub nazwisko i  nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym; na dole strony należy umieścić adnota cję: „Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska”, datę i podpis kierownika podstawowej jednostki orga nizacyjnej uczelni lub osoby upoważnionej do podpi sywania indeksów. Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeń stwa, decyzji administracyjnej o  zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11403 — Poz. 1188

§ 18. 1. Dokumenty wydawane przez uczelnię prze znaczone do obrotu prawnego z zagranicą są legalizo wane na wniosek zainteresowanego. 2.  Legalizacja polega na umieszczeniu na doku mencie:

1) klauzuli w  brzmieniu: „Stwierdza się autentycz ność dokumentu”;

2) podpisu osoby upoważnionej do legalizacji doku mentu;

3) pieczęci urzędowej;

4) nazwy miejscowości i daty. 3.  Do legalizacji przedstawia się oryginały doku mentów.

4. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszy te i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzę dową uczelni, która je wydała, w  sposób uniemożli wiający wymianę kart dokumentu. § 19. 1. Dyplomy ukończenia studiów, zaświadcze nia o  ukończeniu studiów, dyplomy nadania stopni naukowych oraz świadectwa ukończenia studiów po dyplomowych legalizuje urząd obsługujący ministra nadzorującego uczelnię, która wydała dokument. 2.  Dokumenty niewymienione w  ust.  1 legalizuje uczelnia, która je wydała. § 20. 1. Uczelnie przekazują do urzędu obsługują cego ministra nadzorującego uczelnię oraz ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w § 19 ust. 1, wzory ich podpisów, wzory pieczęci urzędowych oraz wzory dyplomów i świadectw określone przez uczelnię. 2.  W  przypadku zmiany osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów, zmiany podpisu, zmiany pieczęci urzędowych lub zmiany wzorów dyplomów i  świadectw uczelnia niezwłocznie uaktualnia wykaz, o którym mowa w ust. 1. § 21. 1. Uczelnia pobiera opłaty za wydanie:

1) legitymacji studenckiej i jej duplikatu;

2) indeksu i jego duplikatu;

3) dyplomu ukończenia studiów, jego duplikatu oraz dodatkowego odpisu dyplomu w  tłumaczeniu na język obcy;

4) świadectwa ukończenia studiów podyplomowych i jego duplikatu. 2. Opłaty za wydanie dokumentów wymienionych w ust. 1 pobiera uczelnia w wysokości zgodnej z kosz tami poniesionymi na ich wykonanie, nie wyższej jed nak niż:

1) 5 zł — za wydanie legitymacji studenckiej;

2) 17 zł — za wydanie elektronicznej legitymacji stu denckiej;

3) 4 zł — za wydanie indeksu;

4) 60 zł — za wydanie dyplomu ukończenia studiów wraz z dwoma odpisami;

5) 30 zł — za wydanie świadectwa ukończenia stu diów podyplomowych;

6) 40 zł — za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy. 3.  Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się opłatę o połowę wyższą od opłaty za wydanie orygi nału. 4. Za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobiera się opłatę w wy sokości 19 zł. 5. Opłaty, o których mowa w ust. 2 i 3, wnosi się na rachunek bankowy uczelni lub w  miejscu wyzna czonym przez rektora.

6. Opłatę, o której mowa w ust. 4, wnosi się na ra chunek bankowy urzędu obsługującego ministra. 7.  Kierownik podstawowej jednostki organizacyj nej może zwolnić studenta z  opłat, o  których mowa w ust. 1. §  22.  1.  W  przypadku nieprzyjęcia kandydata na I  rok studiów uczelnia zwraca kandydatowi złożone przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac. 2.  Uczelnia przechowuje przez 12 miesięcy kopie dokumentów kandydatów nieprzyjętych na I  rok stu diów wraz z kopią pisma, na podstawie którego zwró cono kandydatowi złożone oryginały dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2. § 2

3.

1. W przypadku likwidacji uczelni dokumen tację przebiegu studiów tworzy się i gromadzi na do tychczasowych zasadach do czasu zakończenia kształ cenia.

2. Jeżeli w dokumentacji przebiegu studiów znaj dują się nieodebrane oryginały świadectw dojrzałości, oryginały i odpisy dyplomów oraz oryginały i odpisy suplementów do dyplomów, rektor uczelni, a w przy padku jego braku — likwidator, powiadamia właści cieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wy znaczając w tym celu odpowiedni termin.

3. W  przypadku braku organów upoważnionych do podpisywania dokumentów potwierdzających ukończenie studiów oraz wyciągów i odpisów z doku mentacji przebiegu studiów dokumenty te podpisuje likwidator.

4. Dokumentację przebiegu studiów przekazuje się do właściwego miejscowo archiwum państwowego niezwłocznie po zakończeniu kształcenia przez uczel nię. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11404 — Poz. 1188



5. Przed przekazaniem dokumentacji przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum pań stwowego rektor uczelni, a  w  przypadku jego braku — likwidator, podejmuje działania celem zapewnienia jej właściwego uporządkowania, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art.  5 ust.  2 ustawy z  dnia 14  lipca 1983  r. o  narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016). 6. Po przekazaniu dokumentacji przebiegu studiów do właściwego miejscowo archiwum państwowego dokumenty potwierdzające ukończenie studiów wy daje się na podstawie przepisów o narodowym zaso bie archiwalnym i archiwach. §  24.  Na wniosek studenta lub byłego studenta uczelnia niezwłocznie zwraca oryginały i odpisy doku mentów, o  których mowa w  § 4 ust.  1 pkt  1 lit.  a. W  teczce akt osobowych pozostają kopie tych doku mentów poświadczone przez uczelnię. § 25. Indeksy mogą być wydawane na blankietach według dotychczasowych wzorów do wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2012 r. §  2

6. Rozporządzenie wchodzi w  życie z  dniem 1 października 2011 r.3) Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego: B. Kudrycka

3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządze niem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listo pada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634 oraz z 2009 r. Nr 81, poz. 679), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozpo rządzenia na podstawie art. 37 pkt 1 ustawy z dnia 18 mar ca 2010 r. o zmianie ustawy — Prawo o szkolnictwie wyż szym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 455 i Nr 112, poz. 654). Dziennik Ustaw Nr 201 — 11405 — Poz. 1188 Za łą cz ni ki d o ro zp or zą dz en ia M in is tr a N au ki i  S zk ol ni ct w a W yż sz eg o z  dn ia 1 4  w rz eś ni a 20 11  r . ( po z.  1 18 8) Za łą cz ni k nr  1 W ZÓ R IN D EK S U ok ła dk a, 1 s tr on a Dziennik Ustaw Nr 201 — 11406 — Poz. 1188 ok ła dk a, 2 s tr on a (w kl ej ka ) st ro na 2 — n ie za dr uk ow an a st ro na 1 st ro na 3 Dziennik Ustaw Nr 201 — 11407 — Poz. 1188 st ro ny 4 i 6 st ro ny 5 i 7 st ro ny o d 8 do 8 0 pa rz ys te st ro ny o d 9 do 8 1 ni ep ar zy st e Dziennik Ustaw Nr 201 — 11408 — Poz. 1188 st ro ny 8 2 i 8 4 st ro ny 8 3 i 8 5 st ro na 8 6 st ro na 8 7 Dziennik Ustaw Nr 201 — 11409 — Poz. 1188 st ro na 8 8 st ro na 8 9 st ro na 9 0 st ro na 9 1 Dziennik Ustaw Nr 201 — 11410 — Poz. 1188 st ro na 9 2 st ro na 9 3 O p is : 1) fo rm at in de ks u A 6 (1 05 m m x 1 48 m m ); 2) o pr aw a — te kt ur a o  gr am at ur ze 6 30 g /m 2 , s zy ta n ić m i; 3) o kl ej ka — p ap ie r of fs et ow y o  gr am at ur ze 8 0 g/ m 2 , z ad ru ko w an y ko lo re m z ie lo ny m n r  Pa nt on e 35 5 U ; 4) g rz bi et in tr ok al w  k ol or ze c za rn ym ; 5) w yk le jk a — p ap ie r of fs et ow y o  gr am at ur ze 8 0 g/ m 2 ; 6) s tr on y od 1 d o 93 — p ap ie r of fs et ow y o  gr am at ur ze 8 0 g/ m 2 ; 7) d ru k dw us tr on ny w  k ol or ze c za rn ym : a) g od ło u cz el ni o  w ym ia ra ch 1 4, 5 m m x 1 6, 2 m m , b) „ IN D EK S ” — c zc io nk a A ri al C E po gr ub io ny , 4 0 pk t, c) „ N r  al bu m u” — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 1 0 pk t, d) „ pi ec zę ć ur zę do w a” — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 6 p kt , e) s tr on a 1 — „ IN D EK S ” — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 1 1, 5 pk t, f) o bj aś ni en ia (t ek st w  n aw ia sa ch ) — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 7 p kt , g) s tr on y: 1 , 4 d o 93 — te ks t i  w yp eł ni en ie ta be l — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 9 p kt , h) „ Ś LU B O W A N IE ” — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 1 4 pk t, i) pa gi na cj a st ro n — c zc io nk a Ti m es N ew R om an C E, 1 0 pk t, 8) fo to gr af ia w  in de ks ie o pi ec zę to w an a pi ec zę ci ą do tł oc ze ni a w  p ap ie rz e. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11411 — Poz. 1188 Załącznik nr 2 WZÓR LEGITYMACJI STUDENCKIEJ strony wewnętrzne: strona 1 strona 2 Opis:

1) format po złożeniu A7 (74 mm x 105 mm);

2) strony wewnętrzne legitymacji wykonane na papierze offsetowym o gramaturze 80 g/m2;

3) strony wewnętrzne legitymacji pokryte giloszem według wzoru; gilosz stanowi siatka w kolorze różowym — nr  Pantone  182 U, którą tworzą współśrodkowe kółka o  średnicach 3,5 mm i  1 mm oraz grubości linii 0,398 pkt;

4) na stronie wewnętrznej prawej — pionowy pasek o szerokości 20 mm w kolorze niebieskim — nr Panto ne 278 U;

5) druk tekstu stron wewnętrznych jednostronny w kolorze czarnym: a) „LEGITYMACJA STUDENCKA” — czcionka Arial CE, 15,759 pkt, b) „Ważna do dnia:” — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt, c) „Poświadcza uprawnienia do 50% ulgi przy przejazdach środkami komunikacji miejskiej, a także uprawnie nia do korzystania — do ukończenia 2

6. roku życia — z ulgowych przejazdów środkami publicznego trans portu zbiorowego autobusowego i kolejowego na podstawie odrębnych przepisów.” — czcionka Times New Roman CE, 9 pkt, d) „zamieszkał… w” — czcionka Times New Roman CE, 10 pkt, e) „31 marca, 31 października” — czcionka Times New Roman CE, 7 pkt, f) „pieczęć urzędowa” — czcionka Arial CE, 6 pkt, g) „fotografia 35 x 45 mm, (numer albumu), (podpis studenta), (imię i nazwisko), (data urodzenia), (dokładny adres), (podłużna pieczęć uczelni), (data), (podpis wystawcy)” — czcionka Times New Roman CE, 6 pkt;

6) oprawa — tektura o gramaturze 630 g/m2, materiał pokrywający — introkal lub vanolnigeria. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11412 — Poz. 1188 Załącznik nr 3 WZÓR ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI STUDENCKIEJ Opis:

1. Legitymacja studencka jest elektroniczną kartą procesorową z  interfejsem stykowym określonym w nor mach ISO/IEC 7816-2 i ISO/IEC 7816-

3. Legitymacja studencka może zawierać również inne interfejsy, w tym interfejs bezstykowy.

2. Blankiet legitymacji studenckiej wykonany jest z materiału laminowanego o wymiarach i właściwościach fizycznych zgodnych z wymaganiami dla kart identyfikacyjnych formatu ID-1 określonymi w normie ISO/ IEC 7810, a jego właściwości i odporność muszą być potwierdzone badaniami przeprowadzonymi zgodnie z wieloczęściową normą ISO/IEC 10373.

3. Poddruk blankietu legitymacji studenckiej wykonany w  technice offsetowej w  standardzie 5 + 4 (CMYK i Pantone 5555 na awersie oraz CMYK na rewersie) chroniony jest zewnętrzną folią laminacyjną. W procesie zadrukowywania blankietu (poddruk offsetowy) nanoszone są następujące elementy:

1) tło z elementami grafiki rastrowej w kolorach CMYK;

2) zabezpieczające elementy wykonane techniką giloszową w formie stylizowanego, powtarzalnego orna mentu geometrycznego wydrukowanego linią o grubości 0,075 pkt w kolorze Pantone 5555 umieszczone na pasie o szerokości 22,7 mm przebiegającym wzdłuż prawego boku legitymacji w odległości 3,8 mm od krawędzi, na całej jej wysokości, włącznie z polem przeznaczonym pod druk zdjęcia;

3) napis „LEGITYMACJA STUDENCKA” wykonany w technice mikrodruku, na białym pasku o szerokości 1 mm przebiegającym poziomo w odległości 1,7 mm od dolnej krawędzi legitymacji, w kolorze czarnym;

4) godło państwowe o wysokości 8,5 mm i napis „RZECZPOSPOLITA POLSKA” wykonany krojem Palm Springs Bold o wielkości 5 pkt, w kolorze czarnym;

5) napisy: a) „LEGITYMACJA STUDENCKA” wykonany krojem Aura Ibis o wielkości 12,5 pkt, w kolorze granato wym (C100, M70, Y25, K

20) , b) „STUDENT CARD” wykonany krojem Aura Ibis o wielkości 9,7 pkt, w kolorze granatowym (C100, M70, Y25, K

20) , c) „Wydana:”, „Nr  albumu:”, „PESEL:”, „Adres:”, „Legitymacja ważna do:” wykonane krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym, d) „Poświadcza uprawnienia do 50% ulgi przy przejazdach środkami komunikacji miejskiej, a  także uprawnienia do korzystania — do ukończenia 2

6. roku życia — z ulgowych przejazdów środkami pub licznego transportu zbiorowego autobusowego i  kolejowego na podstawie odrębnych przepisów.” wykonany krojem Arial Narrow Bold o wielkości 6 pkt, w kolorze czarnym;

6) biały obszar przeznaczony na zdjęcie posiadacza legitymacji studenckiej o wymiarach 20 mm x 25 mm, w odległości 5 mm w poziomie i 23,5 mm w pionie;

7) 12 pól o wymiarach 8 mm x 9 mm, oznaczonych kolejno liczbami od 1 do 12 wykonanymi krojem Arial o wielkości 5 pkt, w kolorze czarnym;

8) obszar biały o  wymiarach 30 mm x 21 mm przeznaczony na naniesienie kodu kreskowego — jeżeli w uczelni kod kreskowy nie jest stosowany, obszar może być wykorzystany w sposób określony przez uczelnię.

4. W procesie personalizacji legitymacji studenckiej są nanoszone w sposób zapewniający trwałe i bezpieczne użytkowanie następujące dane:

1) kolorowe zdjęcie posiadacza legitymacji o  wymiarach 20 mm x 25 mm w  rozdzielczości co najmniej 300 dpi; Dziennik Ustaw Nr 201 — 11413 — Poz. 1188

2) nazwa uczelni wykonana krojem Arial Narrow Bold o wielkości 7 pkt, w dwóch lub trzech wierszach, do 30 znaków w wierszu, wyjustowana do prawej strony; notacja: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowa nie: 27,2 mm w poziomie, licząc od prawej krawędzi bloku tekstu, 6,2 mm w pionie, licząc od górnej kra wędzi bloku tekstu, w kolorze czarnym;

3) imię do 24 znaków oraz nazwisko w dwóch wierszach, do 28 znaków każdy, wykonane krojem Arial Nar row o wielkości 8 pkt, wyjustowane centralnie; notacja: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowanie: oś pionowa tekstu 43,6 mm w poziomie i 24 mm w pionie, licząc od górnej krawędzi bloku tekstu, w kolorze czarnym;

4) adres wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w dwóch wierszach, do 40 znaków każdy, wyju stowany do strony lewej, w kolorze czarnym; notacja adresu: „Pierwsze Litery Wielkie”; pozycjonowa nie: 70 mm w poziomie, licząc od lewej krawędzi bloku tekstu, 36,5 mm w pionie, licząc od górnej krawę dzi bloku tekstu;

5) data wydania wykonana krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym;

6) nr albumu wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czarnym;

7) numer PESEL (dla obcokrajowców data urodzenia w formacie rrmmdd00000, kodowanie tysięcy i setek lat zgodnie z zasadami systemu PESEL) wykonany krojem Arial Narrow o wielkości 7 pkt, w kolorze czar nym;

8) kod kreskowy (opcjonalnie) w kolorze czarnym.

5. Wszystkie parametry pozycjonowania liczone są do prawego górnego rogu karty.

6. Podczas etapu personalizacji graficznej dane są zapisywane w układzie scalonym karty.

7. Struktura danych zawartych w układzie scalonym legitymacji studenckiej jest zgodna z normą ISO/IEC 7816-4.

8. Polecenia i odpowiedzi przesyłane podczas komunikacji karty z infrastrukturą informatyczną powinny mieć strukturę zgodną z APDU określoną w normie ISO/IEC 7816-4.

9. Legitymacja studencka zawiera w pamięci obowiązkowo plik DF.SELS oraz dwa pliki potomne: EF.CERT i EF.ELS. Plik DF.SELS jest dostępny za pomocą polecenia SELECT FILE bezpośrednio po resecie karty.

10. Dane związane z legitymacją studencką powinny być zlokalizowane w pliku dedykowanym DF.SELS, które go nazwa jest zarejestrowanym w Polskim Komitecie Normalizacyjnym identyfikatorem aplikacji określo nym zgodnie z normą ISO/IEC 7816-5+A

1. Własne rozszerzenie identyfikatora aplikacji (PIX) dla elektronicz nej legitymacji studenckiej jest równe „01 01” (zapis w systemie szesnastkowym). 1

1. Plik DF.SELS musi być dostępny bezpośrednio po resecie karty elektronicznej za pomocą polecenia wyboru, którego parametrem jest pełna nazwa tego pliku (AID wraz z rozszerzeniem). 1

2. Obligatoryjnymi potomnymi plikami elementarnymi dla pliku DF.SELS są dwa pliki o przezroczystej struk turze binarnej:

1) plik EF.CERT o dwubajtowym identyfikatorze „00 01” (zapis w systemie szesnastkowym), zawierający kwalifikowany certyfikat w  rozumieniu ustawy z  dnia 18 września 2001  r. o  podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.1)), w którym: a) w  polu „właściciel certyfikatu” w  atrybucie „nazwa powszechna” zawarto sformułowanie: „osoba upoważniona do wystawiania legitymacji studenckiej” oraz w polu tym znajdują się również następu jące atrybuty: „nazwa organizacji”, „nazwa województwa”, „nazwa miejscowości” i  „adres”, które dotyczą uczelni, b) znajduje się krytyczne rozszerzenie „deklaracja wydawcy certyfikatu kwalifikowanego” (ang. qcState ments) wskazujące, że właściciel certyfikatu, składając podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą tego certyfikatu, działa jako przedstawiciel osoby prawnej — uczelni;

2) plik EF.ELS o dwubajtowym identyfikatorze „00 02” (zapis w systemie szesnastkowym) zawierający wia domość w formacie zgodnym ze specyfikacją techniczną ETSI TS 101 733, o której mowa w § 49 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicz nych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk cer tyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. Nr 128, poz. 1094), podpisaną bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym certyfikatem, o którym mowa w pkt 1, przy czym: a) format podpisanej wiadomości to „podstawowy podpis elektroniczny” (ang. Basic Electronic Signatu re), w  którym eContentType wewnątrz struktury SignedData zawiera id-SELSInfo o  następującym identyfikatorze obiektu: id-SELSInfo OBJECT IDENTIFIER ::= iso(

1) member-body(

2) pl(61

6) organization(

1) gov(10

1) moneas(4) pki(

1) sels(

1) 1, b) podpisywane dane (SELSInfo) są umieszczone w eContent wewnątrz struktury SignedData i mają na stępującą składnię: SELSInfo ::= SEQUENCE wersja INTEGRER v1(1) numerSeryjnyUkladu PrintableString (SIZE (8..16)),

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 124, poz. 1152 i Nr 217, poz. 2125, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z 2006 r. Nr 145, poz. 1050, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, z 2010 r. Nr 40, poz. 230 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 106, poz. 622. Dziennik Ustaw Nr 201 — 11414 — Poz. 1188 nazwaUczelni UTF8String (SIZE (1..128)), nazwiskoStudenta SEQUENCE OF UTF8String (SIZE (1..28)), imionaStudenta SEQUENCE OF UTF8String (SIZE (1..24)), numerAlbumu PrintableString (SIZE (1..16)), numerEdycji PrintableString (SIZE (1)), numerPesel PrintableString (SIZE (11)), dataWaznosci GeneralizedTime, określoną za pomocą notacji ASN.1 opisanej w normie ISO/IEC 8824; poszczególne pola należy inter pretować następująco: — wersja zawiera numer wersji struktury podpisywanych danych; pole to umożliwi łatwe rozpoznawa nie ewentualnych nowych wersji struktur danych zawartych w elektronicznej legitymacji studenc kiej, — numerSeryjnyUkladu to unikatowy numer nadawany przez producenta układu scalonego zapisany w formacie heksadecymalnym; w momencie tworzenia podpisu aplikacja podpisująca dokonuje je go odczytu z układu elektronicznego karty, — nazwaUczelni to oficjalnie zarejestrowana nazwa uczelni, — nazwiskoStudenta to dane zgodne z informacją wpisaną do dowodu osobistego lub paszportu stu denta, — imionaStudenta to dane zgodne z informacją wpisaną do dowodu osobistego lub paszportu studen ta, — numerAlbumu, o którym mowa w § 3 ust. 2 rozporządzenia, — numerEdycji jest literowym oznaczeniem egzemplarza legitymacji o tym samym numerze albumu; pierwszy egzemplarz jest oznaczony literą A, kolejne literami B, C, D…, — numerPesel to numer z Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności studenta, — dataWaznosci to data, po upływie której dana legitymacja studencka traci ważność, jest modyfiko wana co semestr, c) w formacie podpisywanej wiadomości zostaną umieszczone, jako podpisane atrybuty: — atrybuty obligatoryjne według specyfikacji technicznej ETSI TS 101 733 oraz — atrybuty dodatkowe: „deklarowany czas złożenia podpisu” (ang. signing-time), zawierający czas złożenia podpisu kodowany zgodnie z typem GeneralizedTime; czas ten nie może być wcześniejszy niż 9 miesięcy od daty zawartej w polu dataWaznosci, o którym mowa w lit. b, oraz „rodzaj zobowią zania” zawierający identyfikator obiektu: commitmentType OBJECT IDENTIFIER ::= iso(

1) member-body(

2) us(840) rsadsi(11354

9) pkcs(

1) 9 16 6 5, wskazujący, że podpisujący zaaprobował podpisywane dane. Załącznik nr 4 WZÓR HOLOGRAMU Opis:

1. Hologram o wymiarach 10 mm x 9 mm i grubości 10 μm lub innej, na tyle małej, że przy próbie odklejenia hologram ulega samodestrukcji, wykonany w technice 2D/3D.

2. Na hologram, w sposób trwały i nieusuwalny, nanosi się datę ważności (w formacie dd-mm-rr).

Status prawny: obowiązujący
Data ogłoszenia: 2011-09-26
Data wydania: 2011-09-14
Data wejścia w życie: 2011-10-01
Data obowiązywania: 2011-10-01
Organ wydający: MIN. NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO
Dziennik Ustaw: Dz.U. 2011 nr 201 poz. 1188